لتكون قادرًا على إكمال عمليات البيع المختلفة إلكترونيًا، من الضروري الآن الحصول على توقيع إلكتروني في ضوء التحول الرقمي الكبير في مصر في سعيها للتخلص من المعاملات الورقية. ومع ذلك، من أجل إجراء هذا التوقيع، يجب اتباع بعض الخطوات اللازمة، مثل تقديم طلب التسجيل في النظام، وإعداد المستندات المطلوبة، وغيرها.
تشرح هذه المقالة هذه الإجراءات بمزيد من التفصيل وتوضح كيفية عمل التوقيع الإلكتروني في برامج الفاتورة الإلكترونية.
التوقيع الإلكتروني ما هو؟
عندما يتعين التحقق من هوية المستخدم، على سبيل المثال عند استخدام مجموعة متنوعة من الخدمات الحكومية، يتم استخدام التوقيع الإلكتروني كدليل على الهوية. من المتطلبات التي يجب استيفاؤها لقبول المستندات والفواتير في برنامج الفوترة الالكترونية وجود هذا التوقيع، والذي يتم توظيفه في الغالب داخل نظام الفواتير الإلكترونية. يتكون هذا التوقيع من رسالة مشفرة تتوافق مع المتطلبات القانونية وتضمن عدم تمكن أي شخص من التهرب بسبب درجة أمانها العالية.
التوقيع الإلكتروني البسيط
التوقيع على عكس الأنواع الأخرى من التوقيعات الإلكترونية، يفتقر التوقيع الإلكتروني البسيط إلى نمط تعريف للموقّع ولا يحدد حدث التوقيع، مثل الوقت أو التاريخ أو أي تفاصيل أخرى. إنه أكثر أنواع التوقيع الإلكتروني شيوعًا وهو طريقة مباشرة لتوقيع مستند أو قبول شروط وأحكام عملية معينة. بدون أي وثائق داعمة، يجوز للفرد المدعي التوقيع على الورقة.
واحدة من أكثر الأمثلة المعروفة للتوقيع المباشر هي:
- تسجيل رسائل البريد الإلكتروني باستخدام اسمك
- إذا قمت بتسجيل الدخول إلى موقع ويب، باستخدام علامة قبول الشروط والأحكام.
التوقيع الإلكتروني المتطور
التوقيع المتقدم هو توقيع قياسي تم إجراء تعديلات إضافية عليه لزيادة الأمان؛ على سبيل المثال:
- من خلاله يمكن التحقق من هوية الموقع.
- يكون الموقّع مرتبطًا بشكل واضح بالموقع حتى يتمكن الموقّع من الحفاظ على سيطرته عليه.
- يمكن استخدامه لمراقبة أي تغيير في البيانات عند ربطه بمستندات إلكترونية.
توقيع إلكتروني المؤهل
يجمع هذا النوع من التوقيع، الذي يتم إنتاجه بواسطة جهاز متخصص ومعتمد، بين خصائص التوقيع الأساسي والمتطور.
اسمحوا لي أن أبلغكم أن الموقّع لا يمكنه استخدام هذا التوقيع ما لم يكن مستندًا إلى شهادة توقيع إلكتروني مؤهلة.
أهمية التوقيع الإلكتروني في نظام الفواتير الإلكترونية
يجب أن نفهم أهمية التوقيع الإلكتروني في نظام الفاتورة الإلكترونية قبل دراسة كيفية عمله:
يعد التوقيع الإلكتروني أحد أهم معايير الفاتورة الإلكترونية التي يجب استيفاؤها من أجل استخدام النظام الرقمي وتبادل المستندات عبره. كما لوحظ سابقًا، لا يتم قبول الفواتير إلا بعد توقيعها.
لذلك، قبل إرسال الفاتورة الإلكترونية الأولى، يجب على الممول أن يقوم باستخراج شهادة التوقيع الإلكتروني وأن يتأكد من تمكين التوقيع.
ملاحظة: لكي يستخدم المكلف التوقيع داخل النظام الإلكتروني، يجب أن يعتمد على شهادة صادرة من السلطة المختصة. ومع ذلك، من هو بالضبط تلك السلطة؟
في مصر، من أو ما هي الجهة المسؤولة عن إصدار التوقيعات الإلكترونية؟
تبدأ عملية إنشاء التوقيع الإلكتروني بتقديم جميع الأوراق اللازمة لإحدى الشركات المصرح لها من قبل هيئة تنمية صناعة تكنولوجيا المعلومات (ITIDA) لإصدار شهادة الختم E، مثل شركة مصر للمقاصة أو الشركة المصرية لـ خدمات التوقيع الإلكتروني وأمن المعلومات.
ماذا يحدث عند استخدام التوقيع الإلكتروني في نظام الفواتير؟
رئيس مصلحة الضرائب المصرية أكد عن طريق بيان على أنه من الضروري الحصول على شهادة التوقيع الإلكتروني، موضحًا أن هذا التوقيع هو بديل رسمي للتوقيع الخطي الذي كان مطلوبًا مسبقًا لاعتماد الفواتير الورقية.
لكي يتمكن الممول من التسجيل في النظام الإلكتروني، يجب أن يستوفي عددًا من المعايير والشروط من أجل الحصول على شهادة التوقيع الإلكتروني. سنوضح كيف يعمل التوقيع الإلكتروني أدناه.
يجب أن تتلقى سلطات الضرائب طلب التسجيل أولاً.
يجب على الممول إرسال نسخ من بعض الأوراق المطلوبة، مثل: إلى عنوان البريد الإلكتروني للهيئة من أجل التسجيل في النظام المحوسب.
- بطاقة الهوية.
- بطاقة الضرائب.
- وثيقة التسجيل الضريبي.
- خطاب إذن من الشركة.
تستجيب السلطات للممول في الوقت الذي يتم فيه فتح الملف الرقمي. التعيين في مكتبه لتوفير الأوراق الفعلية التي تم تضمينها مع طلب التسجيل. بعد أن يقوم الموظف بمراجعة المستندات والتحقق من صحتها، وبعد اتخاذ جميع الخطوات الأساسية فقط، سيتم إنشاء الملف في غضون 48 ساعة.
بعد ذلك تقوم مصلحة الضرائب المصرية بإرسال دعوة للمكلف عبر البريد الإلكتروني، يجب على المكلف فتحها وتعبئتها بالمعلومات اللازمة.
من خلال إدخال معلومات المستلم (الاسم الأول والاسم الثاني ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني) والضغط على إرسال، قد يصدر الممول دعوات لإضافة مستخدمين جدد. ثم يقوم المدعو بعرض الدعوة وإدخال معلومات التسجيل اللازمة.
حان الوقت الآن لإعداد الأوراق اللازمة لاستخراج شهادة التوقيع الإلكتروني بعد استكمال إجراءات التسجيل واستيفاء المعايير الفنية.
الانتهاء من تجميع الأوراق اللازمة للحصول على شهادة التوقيع الإلكتروني.
يعد الذهاب إلى جهة الإصدار واستكمال نموذج الطلب بمعلومات الممول وتقديم الأوراق اللازمة ودفع تكلفة الطلب هي الخطوات الأولى في الحصول على شهادة التوقيع الإلكتروني.
من أجل الحصول على شهادة التوقيع الإلكتروني، يجب إكمال الأوراق التالية:
- بطاقة ضريبية مكررة.
- نسخة من بطاقة الهوية.
- نسخة من عقد العمل أو صحيفة الاستثمار.
- نسخة من المستخرج الرسمي من السجل التجاري.
ملاحظة: يجب على المدير المسؤول عن الشركة أو الممثل القانوني تقديم طلب الشهادة والتوقيع عليه، بشرط أن يكون التوقيع موثقًا بختم البنك.
دعونا نتعرف على المعايير الفنية التي يجب الوفاء بها بعد فهم كيفية عمل التوقيع الإلكتروني وتقديم الأوراق المطلوبة.
تحديد المواصفات الفنية
يجب أن تفي المكونات التالية بمعايير تكنولوجية معينة قبل استخدام التوقيع الإلكتروني في نظام رقمي:
1.جهاز HSM
يلزم وجود جهاز HSM يسمح للممول بالتوقيع بسرعة والتحقق من صحة مجموعة متنوعة من الأوراق والفواتير دون الحاجة إلى الكتابة اليدوية.
2.برنامج تخطيط موارد المؤسسات أو تخطيط موارد المؤسسة
- يجب تثبيت جهاز توقيع إلكتروني على برنامج تخطيط موارد المؤسسات لتتمكن من توقيع فواتير مختلفة قبل إرسالها إلى النظام.
- برنامج ERP هو برنامج إداري شامل مرتبط بنظام الفاتورة الإلكترونية من خلال واجهات برمجة التطبيقات (APIs) لتحقيق عملية التكامل مع النظام.
- من خلال هذه المقالة، قد تتعرف بعمق على برنامج تخطيط موارد المؤسسات وفوائده وعيوبه عند استخدامه مع نظام إلكتروني.
- تنتهي مغامرتنا هنا بشرح لكيفية عمل التوقيع الإلكتروني في نظام الفوترة الإلكتروني، ولكن ماذا سيحدث بعد ذلك؟
ماذا يحدث بعد استلام التوقيع الإلكتروني؟
يمكن للممول إصدار وتوقيع أول فاتورة إلكترونية بعد استكمال التسجيل بالنظام والحصول على توقيع إلكتروني وتثبيت جهازه على برنامج ERP. يمكنه بعد ذلك تقديم الفاتورة الإلكترونية إلى بوابة الفواتير الإلكترونية وذلك من أجل إرسالها لمصلحة الضرائب المصرية.
بهذه الطريقة، يتم تبسيط عمليات فوترة التجارة الإلكترونية مع رفع درجة الأمان والخصوصية لجميع الأوراق المرسلة إلكترونيًا.
